2023.05.09

【PowerAutomate】Excelファイルの更新を検知する方法

ほし

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こんにちは、ほしコラム管理人のほしです。

今回は特定のExcelファイルの変更を検知する方法について通知を受ける方法を解説していきたいと思います。

本記事で解決できること

Excelファイルの不正更新を検知
Excelの利用状況を把握することができる

これを利用するだけで、Excelをだれ？いつ更新したのか確認することができるようになります！

はじめに
- フローの作成イメージ
- フローの実行結果
フローの作成　Excelファイルの変更を検知する
さいごに
- Recommend

はじめに

今回作成したフローで、使用するトリガーは「アイテムまたはファイルが修正されたとき」を使用していきます。

※これはSharePointのファイルが修正された際にフローが実行されます。

OneDriveの保存されているファイルの変更を検知したい場合は、「ファイルが変更されたとき」を使用してください！

フローの作成イメージ

今回作成するフローのイメージは以下のようになっています。

PowerAutomate SharePoint Excelファイルの更新　検知

OneDriveやSharePoint内のファイルが変更されたときに、自身宛に通知が送信されます。

フローの実行結果

Excelファイルの変更を検知すると以下のようなアダプティブカードが投稿されます。

投稿ではなく、Excelなどに更新情報を記録するなど色々アクション内容は変更できます。

PowerAutomate

フローの作成　Excelファイルの変更を検知する

トリガーの設定

トリガーでは変更を検知したいSharePointのアドレスとライブラリ、格納先のフォルダを設定してください。

ファイル更新時刻のフォーマット整形

変更前の「更新日時」は日本のタイムゾーンでないのでタイムゾーンを変更します。

また、その際に日時の表示設定も変更します。

条件分岐

変更されたファイルがExcelファイルでない場合もあるので、

Excelファイルでない場合、通知を送らないように条件分岐をさせます。

トリガーではフォルダ内のファイルの変更を検知します。

Teamsで投稿する

Adptive CardのJSONは以下に記載しています。

https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/overview-adaptive-cards

MicroSoftの公式ページを参考に作成していますが

JSONについては詳しくないので、後々学習内容を記事にしてみようかと思います。

1{
2    "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
3    "type": "AdaptiveCard",
4    "version": "1.0",
5    "body": [
6        {
7            "type": "TextBlock",
8            "text": "ファイルの変更を検知",
9            "id": "Title",
10            "spacing": "Medium",
11            "horizontalAlignment": "Center",
12            "size": "ExtraLarge",
13            "weight": "Bolder",
14            "color": "Accent"
15        },
16        {
17            "type": "TextBlock",
18            "text": "ファイルの変更情報",
19            "weight": "Bolder",
20            "size": "ExtraLarge",
21            "spacing": "None",
22            "id": "acHeader"
23        },
24        {
25            "type": "TextBlock",
26            "text": "ファイル名：@{triggerOutputs()?['body/{FilenameWithExtension}']}",
27            "id": "Fileid",
28            "wrap": true
29        },
30        {
31            "type": "TextBlock",
32            "text": "ファイルの変更者：@{triggerOutputs()?['body/Editor/DisplayName']}",
33            "id": "changedid",
34            "wrap": true
35        },
36        {
37            "type": "TextBlock",
38            "text": "ファイルの変更時刻：@{body('タイム_ゾーンの変換')}",
39            "id": "changedTime"
40        }
41    ]
42}